As melhores ferramentas de gestão ao dispor da sua equipa

Ferramenta certa da forma certa

A maioria dos colaboradores tem as suas competências e responsabilidades devidamente balizadas, pretendendo que a ferramenta de gestão promova um bom desempenho, permitindo-lhes executar as suas tarefas o melhor possível da forma mais rápida e simples,

O sucesso da receptividade das novas ferramentas de gestão está na atribuição da ferramenta de gestão certa com as permissões necessárias e configurações especificas às tarefas do colaborador.

A nosso serviço de apoio à gestão dispõe das ferramentas certas para cada área de gestão da instituição, tais como:  Faturação, Contas Correntes, Tesouraria, Compras, Inventários, Ativos e Equipamentos, Recursos Humanos, Contabilidade.

Segurança, Qualidade e Fiabilidade

Conscientes da importância da nossa área de intervenção a seleção do nosso parceiro tecnológico teve por base a cuidada ponderação dos critérios de Segurança, Qualidade e Fiabilidade.

As ferramentas de gestão disponibilizadas são certificadas, reconhecidas como de elevada qualidade e fiabilidade pelo mercado à mais de 20 anos, com departamentos de desenvolvimento capazes de atempada resposta às constantes e imprevisíveis mudanças.

A melhoria contínua de processos e qualificação dos colaboradores

Diagnósticos

A Instituição é permeável à impermanência da sua envolvente, é essencial a regular avaliação da necessidade de preparação de novos procedimentos bem como a razoabilidade e aplicabilidade dos já existentes.

Formações

Os colaboradores devem estar conscientes da utilidade das ferramentas de gestão e do potêncial que têm no apoio às actividades sob sua responsabilidade. As regulares formações individualizadas em contexto de trabalho promovem a confiança, a segurança e o rigor dos procedimentos.

Acompanhamento

As constantes solicitações na maioria das vezes não podem ficar sem resposta, exigindo prontidão e assertividade. O suporte técnico prestado em multi-plataformas, Linha telefónica, Video-Conferência e Acesso Remoto é essencial na motivação e confiança dos colaboradores.

Consultoria

Os gestores das Instituições são confrontados permanentemente com a necessidade de tomada de decisões. A sensibilidade, fruto da experiência é importante, no entanto a informação baseada em dados concretos e atuais é o lastro para a fundamentação da decisão.

O apoio aos contabilistas, gestores financeiros, tesoureiros, diretores, provedores, entre outros decisores das IPSS, na identificação das necessidades de informação e respetiva obtenção é essencial.   

As etapas para o sucesso da implementação do SIGIPSS

Diagnóstico

A realidade de uma instituição depende de múltiplas variáveis: das diferenciadas actividades que desenvolve, dos recursos que dispõe bem como da sua geografia e enquadramento social. É essencial identificar as necessidades daí resultantes e soluções a adoptar.

Preparação

O crescente volume de informação de gestão exige rapidez e eficiência de procedimentos administrativos. As atividades dos colaboradores devem ser simples e intuitivas tendo ao seu dispor apenas as ferramentas que necessita e configuradas para as suas necessidades. 

Formação

O sucesso da reorganização dos serviços de gestão depende da adequada formação dos colaboradores. Os colaboradores são a peça chave no processo e as ferramentas de gestão estão ao seu serviço para assegurar o melhor desempenho e qualidade de vida no trabalho. 

Acompanhamento

A exigência de novos procedimentos é uma certeza mas incerta no momento que ocorre. Os colaboradores devem estar seguros e confiantes do seu trabalho, tendo ao seu dispor, em tempo útil, serviços de apoio na utilização das ferramentas.

Os níveis de implementação do SIGIPSS de acordo com as necessidades

Administrativo

Assegurar o máximo de eficiência dos departamentos administrativos. Prevalece a simplicidade dos procedimentos reduzindo ao máximo atrasos e potenciais erros. 

Organização do arquivo de acordo com as especificações dos serviços externos ou departamentos autónomos de contabilidade, assegurando que a qualidade dos serviços e cumprimento de prazos não é condicionado pela Instituição.  

Gestão

Disponibilizar relatórios e mapas de controlo de gestão de acordo com as necessidades da Mesa Administrativa / Direcção. Garantir informação de gestão de qualidade e em tempo útil para a tomada de decisão.  

Contabilidade

Integração automática dos procedimentos administrativos na contabilidade. Eliminar procedimentos contabilísticos desnecessários, permitindo que o Técnico de Contabilidade e/ou Contabilista Certificado se concentre nas auditorias e análise de contas.

Este nível de implementação aplica-se apenas às Instituições de dispõem de departamento interno de contabilidade.